Risicomanagement en bedrijfsvoeringsnormen 2017

Het ministerie van Financiën heeft in november 2013 een normenkader opgesteld waaraan semipublieke instellingen moeten voldoen met betrekking tot financieel beheer, verantwoording en (intern) toezicht. In dit normenkader wordt een aantal normen besproken waaraan in principe elke instelling met een publiek belang zou moeten voldoen. De normen gaan bijvoorbeeld over de inrichting van risicomanagement, de toekomstgerichte signalerende rol van de accountant, de inrichting van governance en de meerjarenbegrotingen. Naar aanleiding van dit normenkader heeft UWV een analyse gedaan van de inrichting en werking van het managementsysteem bij UWV en geanalyseerd in hoeverre er afwijkingen bestaan ten opzichte van het normenkader. Conclusie is dat UWV op vrijwel alle elementen voldoet aan het normenkader. De beperkte afwijkingen zijn niet materieel en zijn al opgepakt. UWV laat daarnaast jaarlijks een externe partij onderzoeken of het aan de ISO‑kwaliteitsnormen voldoet. ISO‑kwaliteitsnormen zijn ontwikkeld om te helpen een organisatie goed te beheren, te leiden en de prestaties continu te evalueren en te optimaliseren. In 2017 is het certificaat wederom toegekend.

Risicomanagement is bij UWV verankerd in de planning- en controlcyclus (P&C‑cyclus) binnen alle lagen van de organisatie. We maken daarbij onderscheid tussen de ‘run’, ofwel de ongewijzigde uitvoering en de ‘change’, waarbij het gaat om de beheersing van wijzigingen in de staande processen. Voor beide typen is een aparte P&C‑cyclus ingericht omdat de beheersing van de processen andere eisen stelt.

Run

In de ‘run’ is de dagelijkse sturing op productie, voorraden en capaciteit, op basis van actuele stuur- en verantwoordingsinformatie diep in de organisatie, bepalend voor de vraag of UWV zijn doelen bereikt. We combineren dit met een gedegen P&C‑cyclus, waardoor we dit proces tijdig kunnen bijsturen als doelen niet dreigen te worden gehaald. Deze P&C‑cyclus bestaat uit maandrapportages in de districten en maandelijkse rapportages op divisie‑/directieniveau. Voor de vergaderingen van de raad van bestuur stelt de directeur Financieel‑Economische Zaken maandelijks een rapportage op waarin onder meer gebruik wordt gemaakt van deze rapportages in de organisatieonderdelen. Naast de maandrapportages zijn er kwartaalgesprekken tussen een lid van de raad van bestuur en individuele directeuren over de voortgang, waarin onderwerpen dieper kunnen worden voorbereid en besproken. Deze kwartaalgesprekken worden voorbereid door de directie Financieel‑Economische Zaken. Onderwerpen die als risico zijn benoemd, worden binnen de P&C‑cyclus met extra aandacht gevolgd.

Een uitgebreid stelsel van cost accounting, dat gebruikmaakt van circa 170 operationele producten en tijdsnormeringen voor betrokken functionarissen, stelt ons in staat de benodigde capaciteit van elke functiesoort af te stemmen op de te verwachten klantstromen. Zo zorgen we ervoor dat er in de uitvoerende districten voldoende capaciteit van de juiste functiesoort beschikbaar is om het werk te doen. Kwartaalsgewijze nacalculatie geeft ons informatie of de capaciteit en klantstromen nog in balans zijn. Deze productiegerichte manier van begroten, gebaseerd op activity based costing, is de ruggengraat van onze interne budgettering en de gesprekken met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) over de kosten van onze dienstverlening bij nieuwe wet- en regelgeving. De Algemene Rekenkamer heeft in zijn recente onderzoek naar de balans tussen middelen en taken aanbevolen de productnormen consequenter te herijken, een aanbeveling die wij ter harte nemen.

Change

Voor de beheersing van de ‘change’, veelal vormgegeven in projecten, is een aparte planning- en controlstructuur opgebouwd die werkt met de Uniforme Projectmethodiek UWV (UPM) en een structuur van portfoliobureaus waarin de control- en Informatievoorziening (IV)‑kolom samenwerken als ‘second line of defence’ op de voortgang van de projecten. Ook in de P&C‑cyclus voor de projecten worden maandelijks voortgangsrapportages opgesteld. Dit gebeurt door de portfoliobureaus aan de verantwoordelijke directeuren en door het centrale portfoliobureau, gevormd door de directie Financieel‑Economische Zaken en de CIO‑office, aan de raad van bestuur. Het centrale portfoliobureau voorziet daarnaast alle door de raad van bestuur te nemen beslissingen in het projectdomein van een onafhankelijk advies. Voor het juist administreren van de projecten is een aparte projectenmodule ingericht in de administratie.