Rechtmatigheid aanbestedingen 2017

UWV hanteert de regels van de Aanbestedingswet 2012. Afwijkingen van deze regels worden gemotiveerd voorgelegd aan de raad van bestuur. Deze verleent een akkoord als de afwijking noodzakelijk is voor een ongestoorde dienstverlening aan de klant, want die staat voor UWV voorop. Soms levert een te strikte keuze voor rechtmatigheid onverantwoorde risico’s op, in financieel opzicht en/of voor de continuïteit van onze dienstverlening aan de klant. Dan besluiten we om geen nieuwe aanbesteding te starten, of om daar langer de tijd voor te nemen om zo een zorgvuldige overgang naar een nieuwe leverancier te borgen.

De komende jaren hebben we te maken met een aantal grote aanbestedingen, zoals die voor een nieuw datacentrum, voor nieuwe applicatieleveranciers (voor online dienstverlening) en voor backofficeapplicaties. Aanbestedingen voor het ICT‑landschap en de daaruit voortkomende migratietrajecten leggen een zeer grote druk op de verandercapaciteit van UWV. We kiezen er daarom voor in te kopen op momenten die logisch samenhangen met de ontwikkeling naar een toekomstbestendig ICT‑landschap. Op deze wijze leveren aanbestedingen een strategische bijdrage aan de langetermijncontinuïteit en stabiliteit van onze dienstverlening en voorkomen we kapitaalvernietiging en capaciteitsverspilling door migraties die louter zijn ingegeven door aflopende contracten. We hebben met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) gesproken over de juiste balans tussen bedrijfsrisico’s, rechtmatigheid, migratiekosten, verandercapaciteit en tempo.

Het beperken van onrechtmatigheid heeft onze voortdurende aandacht. Daarvoor is een aanbestedingskalender opgesteld. Verder hebben we onderzoek gedaan naar de oorzaken van bestaande onrechtmatigheid. Op basis van deze analyse is een plan van aanpak opgesteld met maatregelen om onrechtmatigheid terug te dringen. De effecten worden geleidelijk aan in de volgende jaren zichtbaar.

Bij de externe inhuur van medewerkers voor IV‑functies neemt een taskforce per individueel geval een besluit. Dit gebeurt sinds 1 september 2017 onder leiding van de CIO. Het bedrag dat in de eerste 8 maanden van 2017 gemoeid was met onrechtmatig afgesloten overeenkomsten met externen is met € 13,7 miljoen hoger dan in de eerste 8 maanden van 2016 (€ 10,6 miljoen). Oorzaak hiervan is dat tot 18 april 2016 de aanbestedingen voor IV‑functies niet onder de reguliere aanbestedingsprocedure vielen. We hebben de aanbesteding voor IV‑functies in het eerste kwartaal van 2017 afgerond. Hierdoor worden nieuwe IV‑functies vanaf 1 april 2017 rechtmatig ingekocht. De vóór die datum afgesloten overeenkomsten lopen veelal 1 jaar door. De aanbesteding voor strategische adviesdiensten loopt momenteel en zal in de toekomst bijdragen aan het verder verlagen van de onrechtmatigheid van externe inhuur. Tweemaal per jaar voeren we een scan uit op de aanwezigheid van onrechtmatige ICT‑licenties en ‑applicaties. Op basis van de uitkomsten nemen we een beslissing om de onrechtmatigheid op te heffen.

Conform de wettelijke regels betrekken we bij de berekening van onrechtmatigheid de totale kosten over de periode van onrechtmatigheid in het jaar van de onrechtmatige handeling. Het absolute bedrag aan onrechtmatigheid in een verslagjaar is daardoor onder andere afhankelijk van het aantal contractmutaties en afgeronde aanbestedingstrajecten in dat verslagjaar. In de eerste 8 maanden van 2017 is, om de bedrijfscontinuïteit te garanderen, een aantal contracten ter waarde van € 6,9 miljoen onrechtmatig afgesloten. Over dezelfde periode hebben wij een onrechtmatigheid van uitgaven vastgesteld van € 19,6 miljoen.