Risicomanagement en bedrijfsvoeringsnormen 2018

Via de planning- en controlcyclus wordt periodiek vanuit de hele organisatie informatie opgehaald over de voortgang op de door UWV gestelde doelen. Deze informatie wordt op meerdere lagen in de organisatie besproken, van het districtsmanagement tot en met de raad van bestuur, en gebruikt om waar nodig bij te sturen. Onderwerpen die als risico zijn benoemd, worden binnen de planning- en controlcyclus met extra aandacht gevolgd. Voor de beheersing van projecten die iets veranderen in de staande processen is een aparte planning- en controlcyclus ingericht. Daarin worden onder andere maandelijks voortgangsrapportages opgesteld, en geven portfoliobureaus adviezen af aan de verantwoordelijke directeuren en de raad van bestuur.

In 2018 volgen we een aantal onderwerpen met extra aandacht. Eind 2017 heeft de raad van bestuur met de directeuren in de groepsraad een risicosessie gehouden waarin 4 accenten zijn gelegd.

Horizontale samenwerking

De organisatiestructuur van UWV is ingericht volgens de uitvoering van processen, bijvoorbeeld het uitvoeren van sociaal‑medische beoordelingen, het begeleiden naar werk of het verstrekken van uitkeringen. Dit draagt eraan bij dat we efficiënt werken en consistente dienstverlening kunnen bieden over de verschillende uitkeringssoorten heen. Onze klanten hebben echter een meer wetsgedreven oriëntatie. Dat betekent dat onze dienstverlening aan een klant zich per definitie uitstrekt over meerdere organisatieonderdelen, zeker bij de uitvoering van een arbeidsongeschiktheidsregeling. Dit stelt eisen aan de samenwerking en afstemming binnen de organisatie.

In de eerste maanden van 2018 is het gehele managementsysteem van UWV door een externe partij getoetst op conformiteit met de eisen van ISO 9001:2015. Dit gebeurt jaarlijks. Een centraal thema in de toetsing van dit jaar was de horizontale samenwerking binnen UWV. We geven uitvoering aan de geopperde verbetermogelijkheden. Het ISO‑certificaat is gecontinueerd.

Vakmanschap in een krimpende organisatie

Bij UWV werken veel mensen, in verschillende functies, met verschillende aandachtsgebieden en kwaliteiten. Wil UWV zijn taken goed kunnen uitvoeren, dan is het van belang dat we de juiste mensen met de juiste inzet op de juiste plek hebben. We hebben moeite om voldoende vakspecialisten binnen te halen en te houden, zoals verzekeringsartsen, arbeidsdeskundigen, ICT’ers en data‑analisten. De specifieke kennis op deze gebieden is slechts beperkt in de markt aanwezig en zowel binnen als buiten de overheid is er sprake van concurrentie om deze schaarse kennis. Als gevolg van economische ontwikkelingen, de vergrijzing binnen UWV en de toenemende digitalisering verandert de behoefte aan personeel bovendien voortdurend. Bij de administratieve processen worden efficiency, automatisering en robotisering bijvoorbeeld steeds belangrijker. Hierdoor zullen administratieve functies verdwijnen. Ons beleid is erop gericht om boventalligheid zo veel mogelijk te voorkomen. Voor specialistische functies van artsen en arbeidsdeskundigen bestaat juist een tekort. Voor beide vraagstukken is het van belang dat wij een betrouwbaar beeld hebben van de ontwikkeling van de benodigde en de beschikbare capaciteit, en dat we goed anticiperen op deze ontwikkelingen. Zo kunnen we voorkomen dat we het werk met te weinig mensen moeten doen.

Een belangrijk instrument om deze ontwikkelingen en de effecten daarvan op ons personeelsbestand inzichtelijk te maken, zijn de meerjarige personeelsplannen die elk organisatieonderdeel binnen UWV maakt en onderhoudt. Daarmee kunnen we tijdig sturen als we bepaalde ontwikkelingen op ons af zien komen. Daarnaast is het ook belangrijk dat we onszelf goed positioneren op de arbeidsmarkt als een aantrekkelijke werkgever. Daarmee kunnen we nieuwe medewerkers, waaronder de schaarse specialisten, aantrekken en behouden voor onze organisatie. Indien het niet mogelijk is om de benodigde medewerkers te vinden, zoals dat nu het geval is voor verzekeringsartsen, gaan we daarover het gesprek aan met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Dat kan betekenen dat we afspraken moeten maken over welke type werkzaamheden we al dan niet blijven uitvoeren en welke werkzaamheden we minder prioriteit moeten geven. De beschikbaarheid van gemotiveerd en kwalitatief goed onderlegde medewerkers is van groot belang.

We hebben de afgelopen periode veel gedaan om nieuwe artsen te werven en geworven artsen te behouden door ze te boeien en te binden. In de eerste 4 maanden van 2018 hebben we 40 artsen geworven, voornamelijk basisartsen. Als gevolg van een hogere opleidingsinvestering, geaccordeerde neventaken en verloop van ANIOS’en heeft dit niet geleid tot een hogere nettobezetting van verzekeringsartsen. Voor de functie van arbeidsdeskundige is een UWV‑breed strategisch personeelsplan gemaakt. Het doel daarvan is zowel op de korte als de langere termijn te voorzien in de gewenste personele bezetting van geregistreerde en gecertificeerde arbeidsdeskundigen. Een gecoördineerde aanpak van de werving en selectie van arbeidsdeskundigen maakt daar deel van uit. Tot en met april zijn 36 kandidaten aangenomen.

Grote veranderagenda

Verschillende maatregelen uit het regeerakkoord raken UWV. Om deze maatregelen uit te kunnen voeren, zijn we al geruime tijd in gesprek met het ministerie van SZW (en andere departementen) over de uitvoerbaarheid ervan. Uiteraard zetten wij ons maximaal in om mee te werken aan de implementatie en eventuele uitvoering van de nieuwe maatregelen. We zijn tot veel in staat. Deze nieuwe opgave komt echter bovenop de taken die we al uitvoeren, de opdrachten van het vorige kabinet die we nu bezig zijn te implementeren, en interne trajecten om onze organisatie toekomstbestendig te maken en te houden. Kortom, de veranderopgave voor UWV in de komende periode is heel groot.

Het risico bestaat dat alle afzonderlijke maatregelen weliswaar uitvoerbaar zijn, maar dat de samenhang tussen de maatregelen uit het oog wordt verloren of niet goed wordt ingeschat. Op die manier kan de veranderopgave voor een bepaald organisatieonderdeel dermate groot zijn, dat er bepaalde dingen uitgesteld moeten worden of dat de kans op fouten toeneemt. Ook moet er goed rekening worden gehouden met de ICT‑impact. De implementatie van nieuwe maatregelen betekent vaak dat ICT‑systemen aangepast moeten worden. De verandercapaciteit is echter beperkt en een groot deel daarvan hebben we nodig om onze systemen stabiel en toekomstbestendig te houden. Daardoor kunnen sommige veranderingen pas later worden ingevoerd dan gewenst. Wanneer dit het geval is, signaleren wij dit richting het ministerie van SZW en treden wij hierover in overleg met het ministerie en eventuele andere partijen.

In de eerste maanden van 2018 zijn de eerste wetsvoorstellen die voortkomen uit het nieuwe regeerakkoord aan ons voorgelegd voor een uitvoeringstoets. Het blijkt in een aantal gevallen lastig de samenhang tussen maatregelen goed in te schatten. Daar waar dat speelt, geven we dit aan. Om de inzet van onze schaarse verandercapaciteit goed te kunnen inschatten, hebben we een instrument aangeschaft. Dit instrument helpt ons om de haalbaarheid van ons totale projectportfolio te kunnen inschatten.

Informatiebeveiliging en privacy

De steeds verdergaande digitalisering van onze dienstverlening stelt andere en vaak hogere eisen op het gebied van informatiebeveiliging, vooral waar het om persoonsgegevens gaat. Net zoals bij veel andere organisaties is veel van onze aandacht uitgegaan naar de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 in werking is getreden. In 2017 is een implementatieplan AVG opgesteld waarmee we invulling geven aan de wijzigingen van de AVG ten opzichte van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Een uitmuntende beveiliging is nodig om de stabiliteit, continuïteit en de integriteit van de dienstverlening te blijven garanderen. 2 risico’s spelen hierbij. Aan de ene kant wordt er steeds meer inzet van UWV verwacht om te kunnen voldoen aan de voortdurend veranderende eisen. Uiteraard vinden we het van belang dat we aan de eisen voldoen, maar we zien op sommige terreinen wel een conflict ontstaan tussen de eisen rond privacy en de dienstverlening van UWV. Dat bijvoorbeeld de privacy van gezondheidsgegevens geborgd moet zijn, staat buiten kijf. Maar als dat vervolgens impliceert dat wij niet mogen weten wat de klant precies belemmert om aan het werk te gaan, dan beperkt dat een goede dienstverlening. Als we zulk soort conflicten zien ontstaan, dan zullen we dat melden aan onze opdrachtgever, het ministerie van SZW, en daarover het gesprek aangaan.