Rechtmatigheid uitvoeringskosten

UWV werkt met publieke middelen. We vinden het uitermate belangrijk dat die middelen rechtmatig worden besteed en hanteren daarbij de regels van de Aanbestedingswet 2012.

Eind 2023 zijn we een verbeterprogramma gestart voor onze inkoopactiviteiten. We willen meer grip krijgen op de uitgaven, de kwalitatieve waarde van ingekochte diensten en producten verhogen en de onrechtmatigheid bij het inkoopproces verminderen. In 2023 hebben we de berekening van de onrechtmatigheid aangescherpt. In de eerste maanden van 2024 hebben we deze berekening verder verfijnd. Dit heeft impact op de hoogte van de onrechtmatigheid.

We toetsen de onrechtmatigheid op drie gebieden:

• Bewust gekozen onrechtmatigheid: Het aangaan van onrechtmatige contracten blijft volgens de geldende procedures uitsluitend mogelijk met expliciete toestemming van de raad van bestuur. Hierbij is de bewuste keuze dat doelmatigheid (vaak continuïteit) in deze gevallen zwaarder weegt dan rechtmatigheid. Sinds 2023 rapporteren we voor de onrechtmatig afgesloten contracten over de werkelijk uitgegeven bedragen (voorheen gingen we uit van de prognosebedragen). In de eerste vier maanden van 2024 is € 1,8 miljoen aan facturen geboekt die voortvloeien uit onrechtmatige contracten (eerste vier maanden van 2023: € 3,2 miljoen). Er zijn in 2023 geen nieuwe onrechtmatige contracten aangegaan. Een in 2023 afgesloten raamovereenkomst met een softwarebroker draagt bij aan verlaging van de uitgaven voor deze categorie. Hierdoor is de onrechtmatigheid in de eerste vier maanden van 2024 gedaald.

• Onbewuste, achteraf geconstateerde onrechtmatigheid: We analyseren met een dashboard achteraf de facturen binnen UWV. We kijken dan of de uitgaven rechtmatig zijn gedaan. We hebben achteraf geconstateerd dat er in de eerste vier maanden van 2024 voor € 4,9 miljoen onbewust onrechtmatig is uitgegeven (eerste vier maanden van 2023: € 0,9 miljoen). Dit verschil komt voor een groot deel door een ICT‑contract van € 3,5 miljoen dat in zijn geheel als onrechtmatig is aangemerkt vanwege het niet juist toepassen van de contractvoorwaarden. Daarnaast liepen er opdrachten bij ‘oude’ leveranciers voor strategische adviesdiensten door, terwijl hun contract al was afgelopen en er een nieuwe aanbesteding was ingeregeld.

• Onrechtmatige uitgaven voor externe inleen: We bepalen de onrechtmatigheid in deze categorie aan de hand van de facturen die zijn geboekt voor extern personeel dat niet via de door UWV rechtmatig gecontracteerde leveranciers is ingehuurd. In de eerste vier maanden van 2024 hebben we € 7,1 miljoen aan facturen geboekt (eerste vier maanden van 2023: € 6,1 miljoen). Dit verschil komt doordat in 2023 de inleencontracten per functie en organisatieonderdeel afzonderlijk getoetst werden aan de aanbestedingsgrens. In 2024 worden inleencontracten voor identieke functies voor heel UWV bij elkaar opgeteld, waarna dit totaalbedrag wordt getoetst aan de aanbestedingsgrens. Hierdoor wordt de aanbestedingsgrens eerder overschreden en is er eerder sprake van onrechtmatigheid.

De totale onrechtmatigheid binnen de uitvoeringskosten komt voor de eerste vier maanden van 2024 uit op € 13,8 miljoen. In de eerste vier maanden van 2023 was dat € 10,2 miljoen.

Professionaliseringsslag

Het inkoopproces binnen UWV is versnipperd en lijkt meer centrale sturing nodig te hebben. Vanuit de in 2023 ingezette integrale professionaliseringsslag krijgen we meer inzicht in de knelpunten in de huidige inrichting van het inkoopproces en waar we onszelf kunnen verbeteren. We hebben inmiddels een aantal maatregelen geformuleerd om in de nabije toekomst (2025 en verder) de onrechtmatigheid terug te dringen:

• Alles onder inkooporder: Op dit moment kunnen we pas achteraf actie ondernemen op onbewuste onrechtmatigheid en onrechtmatigheid bij externe inleen, waardoor het dan te laat is om nog bij te sturen. We zijn een pilot gestart met een organisatieonderdeel met een werkwijze waarbij een factuur alleen nog betaald wordt als deze is gekoppeld aan een door een inkoopafdeling ingelegde en/of gefiatteerde inkooporder.

• Aanbestedingen inhuur: Een aantal grote categorieën op het gebied van externe inhuur zijn op dit moment nog niet aanbesteed binnen UWV. We zijn in het eerste kwartaal van 2024 gestart met de voorbereiding van de aanbesteding voor de inhuur van projectprofessionals, de inhuur van controllers en de inhuur van IV‑professionals.