Risicobeheersing
Risicomanagement zien wij als een belangrijk instrument om onzekerheden voor het realiseren van onze doelstellingen vroegtijdig te signaleren en hier op gepaste wijze op te anticiperen. Daardoor kunnen we beter invulling geven aan onze maatschappelijke rol en onze ambities realiseren.
Hieronder beschrijven we onze activiteiten om risico’s te onderkennen, de ontwikkelingen met betrekking tot de belangrijkste strategisch‑bestuurlijke risico’s en welke beheersmaatregelen wij treffen om deze zo goed mogelijk te beheersen.
Ontwikkeling risicoleiderschap en risicomanagement
Voor het bereiken van onze strategische doelstellingen en het functioneren van het risicomanagementsysteem heeft UWV een organisatiecultuur nodig waarin medewerkers alert zijn en vroegtijdig onzekerheden signaleren voor het realiseren van de doelstellingen op alle niveaus in de organisatie. Dit vraagt om risicoleiderschap van medewerkers en leidinggevenden. Het gaat er daarbij om dat risico’s tijdig worden onderkend en op het juiste niveau van adequate beheersmaatregelen worden voorzien.
In 2023 hebben we gewerkt aan een nieuw beleid en proces voor risicomanagement dat in de loop van het jaar waar mogelijk al in de praktijk is gebracht. Een onderdeel hiervan is de met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en de SVB afgestemde methodiek voor het wegen van risico's. Een van de nieuwe aspecten in de werkwijze is de brede samenwerking binnen UWV op het thema risicomanagement, vanuit verschillende invalshoeken. Experts die een belangrijk onderdeel van het integrale risicomanagement in beheer hebben, komen aan de expertisetafel risicomanagement bij elkaar en belichten hun inzichten over risico’s vanuit hun expertise. Daarbij gaat het onder andere om informatiebeveiligings‑ en privacyrisico’s, compliance, integriteit en risico’s gerelateerd aan misbruik en oneigenlijk gebruik van wet‑ en regelgeving. Daarnaast hebben we stappen gezet om de monitoring van de werking van de maatregelen tegen de belangrijkste risico’s beter te organiseren, op te volgen en te rapporteren. Dit zijn onderdelen van de doorontwikkelagenda risicomanagement die in 2022 is opgezet en doorloopt tot in 2024.Tot slot werken we aan een gestructureerde aanpak om de wettelijke verplichtingen waaraan UWV moet voldoen in te bedden in de organisatie. Op deze manier zorgen we ervoor dat de risico’s voor het voldoen aan wet‑ en regelgeving, de zogenoemde compliancerisico’s, voor iedereen helder zijn, dat er gewerkt kan worden aan het verbeteren van processen en dat de compliancerisico’s periodiek herijkt worden.
Risicobereidheid
Onze risicobereidheid, de hoeveelheid risico die we als organisatie bereid zijn te nemen of te lopen om onze doelen te bereiken, is in 2023 ongewijzigd gebleven. We hebben wel stappen gezet om te komen tot een vernieuwde en meer dynamische werkwijze voor de risicobereidheid, die we in 2024 in gebruik nemen.
Tabel Risicobereidheid
Risicocategorie | Risicobereidheid | Toelichting |
Maatschappelijke impact | Zeer laag ten opzichte van fouten. Gemiddeld waar het gaat om het verbeteren van onze dienstverlening. | Als uitvoeringsorganisatie bepalen we mede het gezicht van de overheid voor veel burgers en werkgevers. We voelen ons verantwoordelijk voor kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan cliënten, werkgevers en zakelijke relaties. Eventuele fouten vanuit ons handelen die hen raken, proberen we zo goed mogelijk te herstellen. Kansen om onze dienstverlening te verbeteren benutten we nadrukkelijk. |
Strategisch en operationeel | Laag-gemiddeld | We zorgen voor een continu beschikbare en een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Om onze dienstverlening te verbeteren, zetten we in op het verbeteren van het vakmanschap van onze medewerkers, zorgen we voor ruimte voor maatwerk en voor toegankelijke en goed werkende ICT-systemen die up-to-date en stabiel zijn. |
Financieel | Laag | We streven naar een solide financiële positie, waarbij we zorgen voor ruimte om projecten uit te voeren die onze dienstverlening verbeteren. Hierbij zijn we ons continu bewust dat we omgaan met publieke middelen en verantwoorden we ons transparant over de ingezette middelen. |
Compliance en fraude | Zeer laag | We spannen ons in om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en herkennen mogelijkheden om wet- en regelgeving te vereenvoudigen. We ondersteunen onze cliënten zodat ze kunnen voldoen aan de plichten die het krijgen van een uitkering met zich meebrengt. Als cliënten of werkgevers fouten hebben gemaakt, proberen we de gevolgen daarvan voor hen zo veel mogelijk te beperken. Bij bewuste fraude handhaven we echter strikt. |
Planning-en-controlcyclus
Op vaste momenten in de planning‑en‑controlcyclus identificeren en analyseren we risico’s die we hebben opgehaald vanuit de organisatie. We rapporteren hierover intern en informeren vervolgens het ministerie van SZW. Dat doen we achtereenvolgens in het jaarplan, het vier‑ en achtmaandenverslag en het jaarverslag. Verder stellen we aan het eind van het jaar samen met de SVB en het ministerie van SZW een risicoanalyse op van de risico’s die ons als keten raken. De bestuurlijke risico’s die we voor het bereiken van onze afgesproken doelen benoemen, kunnen een zeker restrisico opleveren dat het ministerie van SZW en UWV samen zullen moeten accepteren of verkleinen met aanvullende maatregelen.
Belangrijkste restrisico’s
De belangrijkste strategisch‑bestuurlijke restrisico’s die we in ons achtmaandenverslag 2023 hebben vermeld zijn nog steeds actueel. Ze zijn aangevuld met actuele informatie over de werking van beheersmaatregelen en eventuele nieuwe risico’s. Hieronder gaan we er nader op in.
Tabel Belangrijkste restrisico’s
Risico | Omschrijving risico | Toelichting |
Spanning op verandervermogen | a) Vertraagde realisatie (ICT‑)verandering: | Dit risico is in 2023 groter geworden, omdat bestaande maatregelen slechts beperkt impact hadden en de vraag naar ICT‑veranderingen alleen maar is toegenomen. Er zijn nieuwe maatregelen uitgewerkt en ingericht maar het is de vraag of die in 2024 al echt effect zullen hebben. De meeste maatregelen hebben impact op de omvang van het veranderportfolio, de besturing van het portfolio (lean portfolio management) en de beheersing op basis van kwartaalsturing door de projecten/programma’s en de rapportages aan de raad van bestuur door het portfoliobureau. |
b) Informatiebeveiliging en privacy: | De continue aandacht voor dit thema zorgt ervoor dat de beheersing redelijk is, maar dit blijft een relevant en moeilijk te wegen risico vanwege de (onvoorspelbare) kans van optreden. De voortgang op de BIO‑implementatie blijft de komende periode een punt van aandacht. | |
De strategie gericht | Het risico dat de UWV‑doelstellingen voor de toepassing van de menselijke maat (verbetering dienstverlening aan cliënten) te weinig ruimte bieden voor de noodzakelijke verbeteringen van de (kwaliteit van de) basisdienstverlening door de moeilijke keuzes die gemaakt moeten worden over tijd en capaciteit, waardoor de continuïteit, efficiency en kwaliteit van de basisdienstverlening aan cliënten in gevaar komt. | Van een aantal thema’s die vooral bedoeld zijn om de basis verder op orde te krijgen moet nog blijken of ze ook daadwerkelijk impact hebben. Voor sommige thema’s lijkt dit beperkt te lukken (autorisatiemanagement) of duurt het lang voordat de impact merkbaar is (lifecyclemanagement). Andere thema’s lijken haalbaar, maar ook daar is het effect nog niet zichtbaar (bijvoorbeeld compliance). |
Afwegingen in de | Het risico dat de doelstellingen voor het uitvoeren van de integrale klantreizen niet gerealiseerd worden doordat de traditionele sturing van UWV niet voldoende is, waardoor de slagvaardigheid in de organisatie niet verbetert voor onze cliënten. | Het lijkt erop dat de impact van de thema’s rond horizontale samenwerking binnen UWV minder groot is op de sturing dan eerder ingeschat. In combinatie met de genomen maatregelen die begin 2024 effect krijgen is het risico nu als middelgroot ingeschat en daarmee in een volgende rapportage geen top(rest)risico meer. |
Zorg om personeel | Het risico op onvoldoende kwantiteit en kwaliteit van het UWV‑personeel door vergrijzing (aanstaande pensionering) van ons personeelsbestand, de huidige gespannen arbeidsmarkt en de opgave om (nieuwe) medewerkers te binden aan UWV, waardoor we onderbezetting op diverse gebieden zien ontstaan en de continuïteit van onze dienstverlening op zowel korte als langere termijn gevaar loopt. | Er is een veelheid aan maatregelen op zowel centraal als decentraal niveau. Een deel daarvan heeft een eerste positieve impact (inzet van recruiters), een deel moet nog tot wasdom komen. Daarnaast is een ondersteunende, technische oplossing om sollicitanten in zicht te hebben en te houden (nog) niet opgenomen in het portfolio voor 2024. Dit risico op onvoldoende personeelscapaciteit voor goede dienstverlening blijft onverminderd groot. |
Kwaliteit van | a) Cliënten zitten te lang in onzekerheid door capaciteitstekorten voor sociaal‑medische beoordelingen: | Ook hier is er een veelheid aan deels al langer lopende maatregelen. De eerste signalen wijzen op een voorzichtige afname van het aantal mensen dat wacht op een claimbeoordeling. We zijn er echter nog niet, ook al is bijvoorbeeld de vereenvoudigde WIA‑claimbeoordeling voor 60‑plussers verlengd en onderzoeken we de optie van praktisch beoordelen. Pas in 2024 kan de set van maatregelen op zijn werking en/of impact getoetst worden. Sommige maatregelen hebben ook pas op langere termijn effect. Daarmee is het nettorisico voor nu onverminderd groot te noemen. We zijn nieuwsgierig naar de voorstellen van de OCTAS. |
b) Complexe wetgeving: | De samenwerking tussen UWV en het ministerie van SZW is goed en de projecten om de complexiteit te verlagen beginnen te werken, evenals de uitvoeringstoetsen en de inzet van de knelpuntenbrief. Toch is het risico daarmee onvoldoende verminderd en blijft het restrisico een nieuw toprisico. |